Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est l'une des lois sur la confidentialité des données les plus strictes au monde. Depuis son entrée en vigueur en mai 2018, le GDPR a établi une norme élevée pour la protection des données, affectant les entreprises de toutes tailles qui traitent les données personnelles des citoyens de l'UE. La mise en conformité avec le GDPR peut sembler écrasante, mais la décomposer en étapes gérables la rend réalisable pour n'importe quelle organisation.
Voici les 10 étapes essentielles pour aider votre entreprise à se mettre en conformité avec le GDPR :
Étape 1 : Comprendre le GDPR et son champ d'application
Commencez par vous informer, vous et votre équipe, sur les principes clés et les exigences du GDPR, ainsi que sur les sanctions encourues en cas de non-conformité. Le GDPR s'applique à toute entreprise qui traite des données personnelles d'individus au sein de l'UE, quel que soit le lieu d'implantation de l'entreprise.
Domaines clés sur lesquels se concentrer :
- Base légale du traitement des données.
- Droits de la personne concernée (par exemple, accès, rectification, effacement).
- Obligations des responsables du traitement et des sous-traitants.
Étape 2 : Cartographier vos données
Réalisez un audit complet de toutes les données personnelles que votre organisation recueille, traite et stocke. Comprenez d'où viennent les données, comment elles sont utilisées et où elles sont stockées.
Conseils pratiques :
- Créer un inventaire des données.
- Documenter les flux de données entre les systèmes et les tiers.
- Identifier les données sensibles qui nécessitent une protection supplémentaire.
Étape 3 : Établir une base légale pour le traitement des données
Le GDPR exige que vous ayez une raison légale valable pour traiter les données personnelles. Il peut s'agir d'un consentement, d'une nécessité contractuelle, d'obligations légales, d'intérêts vitaux, de missions publiques ou d'intérêts légitimes.
Meilleures pratiques :
- S'assurer du consentement explicite et éclairé lorsque cela est nécessaire.
- Examiner les contrats avec les clients et les fournisseurs pour s'assurer qu'ils sont conformes au GDPR.
Étape 4 : Mise à jour de vos politiques de confidentialité
Votre politique de confidentialité est le document public qui explique comment vous traitez les données personnelles. Elle doit être claire, concise et conforme au GDPR.
Inclure dans votre police :
- Quelles sont les données collectées et pourquoi ?
- Comment les données sont traitées et stockées.
- Comment les individus peuvent-ils exercer leurs droits en vertu du GDPR.
Étape 5 : Mise en œuvre des procédures relatives aux droits des personnes concernées
Le GDPR accorde aux individus plusieurs droits, notamment l'accès à leurs données, la correction des inexactitudes et le droit à l'oubli. Votre entreprise doit mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes.
Assurez-vous de pouvoir le faire :
- Répondre aux demandes d'accès dans un délai de 30 jours.
- Effacer les données personnelles sur demande (le cas échéant).
- Assurer la portabilité des données si la demande en est faite.
Étape 6 : Sécuriser les données personnelles
Le GDPR exige que les entreprises mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre les violations et les accès non autorisés.
Meilleures pratiques en matière de sécurité :
- Chiffrer les données sensibles.
- Mettre régulièrement à jour les logiciels et corriger les vulnérabilités.
- Limiter l'accès aux données en fonction du besoin d'en connaître.
Étape 7 : Désignation d'un délégué à la protection des données (DPD)
Si votre organisation traite d'importants volumes de données à caractère personnel ou des catégories de données sensibles, la désignation d'un DPD est obligatoire. Le DPD supervisera les efforts de conformité au GDPR et servira de point de contact pour les régulateurs et les personnes concernées.
Responsabilités d'un DPD :
- Contrôler la conformité au GDPR.
- Procéder à des évaluations de l'impact de la protection des données.
- Former les employés aux meilleures pratiques en matière de protection des données.
Étape 8 : Examiner et gérer les relations avec les tiers
Les tiers qui traitent des données en votre nom (par exemple, les fournisseurs de stockage en nuage, les processeurs de paiement) doivent également se conformer au GDPR.
Mesures à prendre :
- Faire preuve de diligence raisonnable à l'égard de tous les fournisseurs tiers.
- Inclure des clauses conformes au GDPR dans les contrats.
- Contrôler régulièrement la conformité des fournisseurs.
Étape 9 : Se préparer aux violations de données
En vertu du GDPR, les violations de données doivent être signalées à l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures. Préparez-vous à d'éventuelles violations en établissant un plan de réponse clair.
Inclure dans votre plan :
- Procédures d'identification et d'élimination des violations.
- Modèles de notification pour les personnes concernées.
- Rôles et responsabilités lors d'un incident.
Étape 10 : Organiser régulièrement des formations et des audits sur le GDPR
La conformité au GDPR n'est pas un effort ponctuel. Des formations et des audits réguliers permettent de maintenir la conformité et de faire face aux nouveaux risques.
Domaines d'action de la formation :
- Reconnaître et signaler les violations de données.
- Traitement des demandes des personnes concernées.
- Suivre les mises à jour de la réglementation GDPR.
Liste de contrôle de l'audit :
- Examiner les flux de données et l'inventaire.
- Tester les mesures de sécurité des données.
- Vérifier la conformité des tiers.
La mise en conformité avec le GDPR est essentielle non seulement pour éviter les sanctions, mais aussi pour instaurer un climat de confiance avec vos clients. En suivant ces 10 étapes, votre entreprise peut créer une base solide pour la protection des données et démontrer son engagement en faveur de la vie privée.
La conformité au GDPR est un parcours, pas une destination. Examinez et mettez régulièrement à jour vos pratiques pour suivre l'évolution des normes et réglementations en matière de protection des données.
- Nous pouvons vous aider à vous mettre en conformité avec le FADP !
Des conseils d'experts, des solutions abordables et une démarche claire vers la conformité
