Investoren und Portfoliomanager: Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen bei Ihren Beteiligungsunternehmen

Datenschutzkonformität als Wettbewerbsvorteil für Beteiligungsunternehmen

Es ist unerlässlich sicherzustellen, dass die Unternehmen, in die Sie investieren, die aktuellen und zukünftigen Datenschutzgesetze einhalten. Schützen Sie den Unternehmenswert Ihrer Beteiligungsunternehmen, indem Sie überprüfen, ob das Management die notwendigen Schritte unternimmt? Compliance bedeutet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch die skalierbare und robuste Durchführung von Datenschutzprozessen, wodurch Datenschutz zu einem Wettbewerbsvorteil wird.

Hier sind einige Maßnahmen, zu deren Ergreifung Sie Managementteams in Ihren Beteiligungsunternehmen ermutigen sollten:

1. Eine gründliche Erforschung durchführen

Verstehen Sie die Datenschutzlage Ihres Unternehmens wirklich, oder gehen Sie nur davon aus? Wenn Sie sich des tatsächlichen Risikoniveaus in Ihrem Unternehmen nicht bewusst sind – einschließlich, wo Daten gesammelt werden, wie sie durch verschiedene Systeme fließen, an wen sie übertragen werden, welche Technologien auf Benutzerdaten angewiesen sind und welche Prozesse derzeit vorhanden sind –, können Sie keine Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Wenn Sie keine aktuelle Dateninventur oder ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten durchgeführt haben, ist jetzt ein idealer Zeitpunkt dafür.

2. Ergreifen Sie dringende Maßnahmen, um die erforderliche Einhaltung sicherzustellen

Verstehen Sie Ihre Compliance-Verpflichtungen und etablieren Sie ein Programm zur Erfüllung dieser Anforderungen. Erwägen Sie den Einsatz eines spezialisierten Anbieters von Compliance-Dienstleistungen, der automatisiertes Compliance-Management einsetzt. KI-gestützte Automatisierung erleichtert die Erstellung von Richtlinien, das Risikomanagement, die Beweiserhebung und die Compliance-Zertifizierung und macht diese Prozesse effizient und strategisch strukturiert. So kann sich Ihr Team auf das Geschäft konzentrieren, anstatt von der Komplexität der Compliance-Vorschriften überwältigt zu werden. Wichtig ist, dass dieser Ansatz dem Unternehmen hilft, seine Compliance-Ziele innerhalb der festgelegten Fristen zu erreichen und die notwendigen Rahmenzertifizierungen sicherzustellen.

3. Objektive Bewertung Ihrer Datenschutzvorgänge

Wenn Sie bereits konform sind, ist das eine großartige Nachricht. Es ist jedoch entscheidend zu prüfen, ob Sie ein effizientes Datenschutzprogramm betreiben. Legen Sie quantitative Kennzahlen fest und berichten Sie darüber, die sich auf den Datenschutz konzentrieren. Hier sind einige Bereiche zum Messen:

Die für aktuelle Datenschutzvorgänge erforderliche Zeit, wie z. B. die Bearbeitung von Anträgen auf Auskunft von betroffenen Personen (DSARs) und die Durchführung von Anbieterbewertungen.
Die Kosten, die mit diesen Vorgängen verbunden sind, und die potenziellen Einsparungen durch Investitionen in ein Datenschutzprogramm, das auf die Bewältigung dieser Probleme abzielt.
Das Volumen der eingehenden DSARs und Trends in bestimmten Regionen, in denen das Unternehmen tätig ist. Werden die Fristen für die Bearbeitung von DSARs eingehalten, oder birgt das Unternehmen Risiken, indem es diese versäumt?
Wie oft das Thema Datenschutz in Gesprächen mit Vertriebsmitarbeitern auftaucht, da bereits wenige Erwähnungen auf eine wachsende Nachfrage nach Datenschutz bei Ihrer Zielgruppe hindeuten könnten.
Ob Datenschutz in Voice-of-the-Customer-Umfragen berücksichtigt und in internen Pulsbefragungen erwähnt wird.

Obwohl diese Liste nicht erschöpfend ist, veranschaulichen diese Kennzahlen, wie Datenschutz mit übergeordneten Geschäfts zielen zusammenhängt. Die Untersuchung dieser Zusammenhänge wird entscheidend sein, um die Skalierbarkeit und Effektivität Ihres Datenschutzprogramms zu bewerten.

4. Ziele für Verbesserungen definieren

Formulieren Sie greifbare Geschäftsergebnisse basierend auf den von Ihnen gemeldeten Kennzahlen. Identifizieren Sie anschließend, was zur Erreichung dieser Ergebnisse erforderlich ist. Benötigen Sie zusätzliche Investitionen? Wenn ja, in welchen Bereichen? Benötigen Sie mehr Personal oder neue Werkzeuge? Wo gibt es Lücken und wie werden Sie sie schließen? Dieser Prozess hilft Ihnen, Ihre Strategie zur Verbesserung des Datenschutzes zu formulieren.

Planen und Liefern

Mit Ihrer Strategie ist es nun an der Zeit, einen Plan für deren Umsetzung zu entwickeln und die notwendigen Ressourcen zuzuweisen. Ziehen Sie in Erwägung, einen spezialisierten Anbieter für Compliance-Dienstleistungen zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Werkzeuge und das richtige Fachwissen verfügen, um einen realistischen Plan zu erstellen und Ihre Datenschutzziele erfolgreich zu erreichen.

Sobald Sie Ihre Beteiligungsunternehmen dazu gebracht haben, sich auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu konzentrieren, stellen Sie sicher, dass Sie deren Fortschritte bei Aufsichtsratssitzungen verfolgen.

Die Kosten der Einhaltung sind erheblich – sehen Sie sich einfach diesen Tracker an, um Ihre Gedanken zu ordnen: https://www.enforcementtracker.com/.
Reputationsschäden können Ihre Investition dauerhaft beeinträchtigen. Schauen Sie sich das hier an – https://www.nytimes.com/2023/05/22/business/meta-facebook-eu-privacy-fine.htmlEines der größten Unternehmen der Welt könnte diesen Schlag gegen seine digitalen Vertrauenswürdigkeit wahrscheinlich verkraften – möchten Sie wetten, dass Ihr Beteiligungsunternehmen das auch kann?